Kennzahlendefinition

von Clemens Werkmeister

Da Kennzahlen von ihrer Definition her Information komprimieren und im Gegenzug zwangsläufig auch Teile der verfügbaren Information vernachlässigen, stellt die Festlegung und Definition einer Kennzahl ein eigenes Problem dar. Dabei sind die Genauigkeit, sachliche Angemessenheit, die Transparenz und auch die Beeinflussbarkeit einer Kennzahl gegeneinander abzuwägen, wobei die Bedeutung dieser Kriterien je nach Zweck und Ziel einer Kennzahl unterschiedlich ausfallen kann.

Beispielsweise ist die durchschnittliche Durchlaufzeit der Aufträge eine wichtige Kennzahl zur Steuerung der betrieblichen Prozesse. Sie findet sich daher häufig in internen Vorgaben, in Balanced Scorecards oder in überbetrieblichen Service Level Agreements.
Eine einfache Berechnungsvorschrift addiert die gesamte Durchlaufzeit aller Aufträge und teilt sie durch die Anzahl der Aufträge. In Abteilungen, die zahlreiche große und kleine Aufträge mit knappen Kapazitäten zu erledigen haben, ist davon auszugehen, dass nicht alle Aufträge sofort erledigt werden. Erfahrungs­gemäß ist mit Verzögerungen und einer entsprechend höheren Durchlauf­zeit zu rechnen. Steht man vor der Wahl zwischen einer schnellen Bearbeitung vieler Klein­aufträge oder weniger Groß­aufträge, wirkt eine Orientierung an einer niedrigen durchschnittlichen Durch­laufzeit zugunsten der Klein­aufträge und zulasten der Groß­aufträge.
Um dem entgegenzuwirken, könnte man eine Gewichtung der Aufträge in die Durch­laufzeit­berechnung aufnehmen, z.B. mit ihrem Wert.
Weitere Verfeinerungen und Gewichtungen können die Bedeutung der Vollständigkeit, der Korrektheit oder anderer qualitativer Aspekte der Auftrags­erfüllung erfassen und in einer Index- oder Scoregröße aggregieren.

Die zunehmende Zielgenauigkeit dieser komplexen Durchlauf­zeit­vorgabe für die konkrete betriebliche Situation geht aber einher mit einer geringeren Transparenz. Die Aus­wir­kungen einzelner Maßnahmen auf die Kennzahlen­höhe sind schwieriger zu überblicken.

Eine Alternative zur Definition komplexer Einzelkennzahlen bietet die Erstellung von Kennzahlensystemen oder die Definition einer Liste von Kennzahlen, für die jeweils eigene Mindest- bzw. Höchstwerte festgelegt werden können, wobei auf eine generelle Gewichtung der Kennzahlen verzichtet wird. Diese kann je nach Anwendungsfall nachgeholt werden und dann auch unterschiedlich ausfallen.